- Hiện nay, chuyển đổi số chưa có định nghĩa được chuẩn hóa, nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng các định nghĩa riêng của mình. Tuy nhiên, xung quanh khái niệm này, đều liên quan đến ứng dụng công nghệ kỹ thuật số để thay đổi và cải thiện phương thức, mô hình, quy trình, nhằm tạo ra cơ hội, doanh thu, giá trị mới. "Chuyển đổi số" thường bị nhầm lẫn với "số hóa" ở giai đoạn đầu, trong khi "số hóa" tập trung vào việc đơn giản hóa quy trình làm việc truyền thống bằng cách sử dụng kỹ thuật số.Vừa qua, Công ty Cổ phần Công nghê An Lạc đã tổ chức sự kiện “Chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng cho VPCC Trương Thế Lộc” cùng với sự góp mặt của Chủ tịch hội công chứng Đà Nẵng, Phó phòng nội chính, văn phòng UBND Thành phố Đà Nẵng, Phó giám đốc sở TNMT Thành phố Đà Nẵng, Phó trưởng phòng Công an Kinh tế, công an Thành phố Đà Nẵng, trợ lý giám đốc Công an Thành phố, Chánh văn phòng Công an Thành phố, Phó phòng PC06 Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, tập đoàn Đông Đô, thẩm phán tòa hình sự, tòa án nhân dân thành phố Đà Nẵng, và nhiều đại biểu khách mời khác là các Công chứng viên, cán bộ Công an, đại diện chi nhánh các Ngân hàng tại Đà Nẵng, các chủ doanh nghiệp kinh doanh Bất động sản, đại diện chủ đầu tư dự án tại Đà Nẵng.
Chương trình đã diễn ra thành công tốt đẹp, đạt được đầy đủ các mục tiêu, ý nghĩa ban đầu, giúp quảng bá, giới thiệu hình ảnh sản phẩm Phần mềm quản lý hợp đồng công chứng và dữ liệu ngăn chặn UCHI cua công ty cổ phần Tập đoàn công nghệ OSP, thể hiện quyết tâm của Văn phòng công chứng Trương Thế Lộc tiên phong ứng dụng chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng, và sự hợp tác, tầm nhìn chiến lược nang cap UCHI của OSP và Lạc Việt trong công cuộc chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng tại Việt Nam.
Tại sự kiện, phía bên Công ty Công ty Cổ phần Công nghê An Lạc đã đưa ra những câu trả lời về UCHI: “ Công nghệ làm giả của tội phạm ngày càng tinh vi, hiện đại, sẽ luôn có rủi ro cho công chứng viên khi phải xác thực thủ công. Bên cạnh đó, trường hợp khách hàng sử dụng CCCD thật nhưng bị mờ sẽ gây ra nhiều bất tiện cho khách hàng nếu chỉ có thể xác thực thủ công bằng mắt thường. OSP đặc biệt quan tâm đến vấn đề bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu. UCHI đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về an ninh an toàn thông tin theo quy định, và kiểm tra đánh giá định kỳ, không ngừng nâng cấp để đảm bảo tính an toàn của hệ thống.”
Bên cạnh đó, hiện tại, UCHI đã xác thực danh tính có lấy được thông tin họ tên cha mẹ, vợ chồng từ hệ thống cơ sở dữ liệu của Bộ Công An, tuy nhiên do tính năng này còn rất mới mẻ và đang tiếp tục được phát triển nên phiên bản hiện nay đang demo chưa có, các nội dung này sẽ sớm được triển khai. Cùnng với đó là rất nhiều những tiện ích được UCHI nghiên cứu và hứa hẹn sẽ đem đến cho người dùng một cách sớm nhất.
Công chứng điện tử, công chứng số và chuyển đổi số hoạt động công chứng
“Công chứng điện tử” và “công chứng số”: Thuật ngữ “công chứng điện tử” (E-Notary) và “công chứng số” (Digital Notary) thường được sử dụng như là một trong nhiều tài liệu hiện nay. Cả hai đều liên quan đến việc công chứng viên chứng nhận tài liệu bằng phương thức điện tử, như sử dụng chữ ký số và con dấu số để chứng nhận tính hợp lệ bằng chứng thư số.
Chuyển đổi số hoạt động công chứng được hiểu là sự thay đổi cơ bản cách tổ chức, xây dựng, và quản lý các quy trình cung cấp dịch vụ công chứng, dựa trên nền tảng công nghệ kỹ thuật số để tăng hiệu suất và giá trị. Việc gửi và nhận tài liệu ảnh có thể được xem là số hóa, trong khi chuyển đổi số hoạt động công chứng liên quan đến thực hiện hoạt động công chứng trực tuyến, quản lý toàn bộ quy trình tác nghiệp trên môi trường số, và sử dụng chữ ký số, con dấu số để chứng nhận văn bản định dạng số.
Sự tất yếu của chuyển đổi số hoạt động công chứng tại Việt Nam
Chuyển đổi số hoạt động công chứng để đáp ứng kịp thời và nhanh chóng các yêu cầu của xã hội trong bối cảnh kinh tế số đang phát triển. Điều này đặt ra yêu cầu về việc sử dụng đồng bộ dịch vụ trên nền tảng số, đặc biệt là trong lĩnh vực công chứng. Khi xã hội ngày càng chuyển sang kinh tế số, lĩnh vực công chứng cũng phải điều chỉnh để phù hợp nhu cầu và tiêu chuẩn mới.
Chuyển đổi số hoạt động công chứng để thực hiện nhiệm vụ chính trong quá trình chuyển đổi số dịch vụ công. Với việc tích hợp dịch vụ chứng thực bản sao điện tử trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Việt Nam đã thể hiện cam kết đối với mục tiêu xây dựng Chính phủ điện tử và chuyển đổi số quốc gia.
Chuyển đổi số hoạt động công chứng để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng. Việc sử dụng nền tảng số giúp cải thiện khả năng xử lý thông tin, báo cáo và rà soát dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này sẽ hỗ trợ các cơ quan trong công tác quản lý theo dõi hoạt động của các đối tượng cần quản lý mà không tốn nhiều công sức.
Chuyển đổi số hoạt động công chứng để đáp ứng các yêu cầu hội nhập quốc tế trong lĩnh vực tư pháp. Việc sử dụng văn bản, dữ liệu pháp lý số đồng nghĩa với việc Việt Nam có thể dễ dàng hội nhập với quốc tế, giảm thiểu thủ tục pháp lý có yếu tố nước ngoài và cung cấp cơ hội mới trong việc sử dụng và công nhận văn bản pháp lý của Việt Nam trên thị trường quốc tế.
Mục tiêu của chuyển đổi số hoạt động công chứng
Đảm bảo hiệu quả trong thực hiện chức năng và nhiệm vụ cơ bản của công chứng, nhằm ngăn chặn rủi ro pháp lý và duy trì trật tự xã hội.
Tối ưu hóa quá trình hành nghề của công chứng viên bằng cách sử dụng công nghệ số, giúp giảm thời gian xử lý công việc, loại bỏ rào cản địa lý và nâng cao độ chính xác.
Tạo ra giá trị cho công dân và cộng đồng bằng cách cung cấp dịch vụ công chứng trực tuyến, giảm thời gian và chi phí, và công nhận giá trị của văn bản điện tử.
Ngăn chặn gian lận và giả mạo thông qua việc hoạt động trên nền tảng dữ liệu lớn, sử dụng cơ sở dữ liệu để xác thực thông tin và đánh giá rủi ro.
Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng bằng cách tự động hóa hoạt động thanh tra, kiểm tra và sử dụng công nghệ phân tích dữ liệu và trí tuệ nhân tạo.
Tạo ra tiền đề và cơ sở để hội nhập quốc tế về công chứng, hướng tới việc công nhận giá trị pháp lý của văn bản từ các quốc gia khác thông qua việc xác minh trực tuyến và hợp tác của công chứng viên xuyên biên giới.
Kiến nghị sửa đổi Luật Công chứng để thúc đẩy chuyển đổi số
Chuyển đổi số trong hoạt động công chứng đòi hỏi sự điều chỉnh Luật Công chứng để đảm bảo tính đồng bộ và linh hoạt. Dưới đây là một số kiến nghị cụ thể:
- Quy định rõ quy trình nghiệp vụ “công chứng,” tập trung vào các hoạt động như làm chứng, tạo lập chứng cứ, lưu giữ và cung cấp chứng cứ. Mục tiêu là tối ưu hóa hỗ trợ cho các hoạt động này thông qua chuyển đổi số.
- Quy định về việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung quốc gia để lưu trữ hồ sơ và tài liệu liên quan đến hoạt động công chứng.
- Công nhận giá trị chứng cứ của văn bản công chứng số, ký bằng chữ ký số và lưu giữ tại cơ sở dữ liệu công chứng tập trung. Văn bản công chứng điện tử có giá trị như văn bản giấy và ưu tiên áp dụng theo nội dung của văn bản điện tử.
- Điều chỉnh quy trình công chứng để tiếp nhận hồ sơ từ xa qua email, tin nhắn, website; văn bản công chứng chỉ có hiệu lực khi được công chứng viên ký và đầy đủ thông tin trên cơ sở dữ liệu tập trung.
- Cho phép công chứng trực tuyến và các nghiệp vụ khác trên cơ sở dữ liệu tập trung khi đủ điều kiện (Chính phủ ban hành quy định chi tiết theo đề xuất của Bộ Tư pháp).
Hiểu sâu sắc những mục tiêu, lợi ích chuyển đổi số mang lại cho hoạt động công chứng, Văn phòng Công chứng Trương Thế Lộc, địa chỉ tại số 94 – 96 Lê Lợi, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng, là đơn vị đi đầu áp dụng tất cả các phương pháp tiên tiến, hiện đại nhất vào công tác làm việc, quản lý văn phòng công chứng và tiếp nhận hồ sơ công chứng nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho khách hàng, hướng đến tiết kiệm thời gian cho người dân nói riêng và xã hội nói chung.
Văn phòng Công chứng Trương Thế Lộc 94 – 96 Lê Lợi, Đà Nẵng, cùng đối tác chiến lược là Công ty cổ phần Tập đoàn công nghệ OSP đang là đơn vị tiên phong trong hoạt động chuyển đổi số, phát triển và ứng dụng công nghệ kỹ thuật số vào lĩnh vực công chứng. Với kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn, cùng nhiệt huyết, và tầm nhìn đổi mới của cả 2 bên, một bên về nghiệp vụ công chứng, một bên về công nghệ thông tin, chúng tôi đang cùng nhau phát triển Phần mềm quản lý hợp đồng công chứng và dữ liệu ngăn chặn UCHI.
Phần mềm Quản lý Hợp đồng công chứng và dữ liệu ngăn chặn UCHI kết nối các Tổ chức hành nghề công chứng với Sở Tư pháp và các Cơ quan phối hợp, cho phép chia sẻ tức thời các thông tin về tình trạng ngăn chặn của tài sản, lịch sử giao dịch của tài sản giúp giải quyết hiệu quả bài toán rủi ro cho các công chứng viên và các tổ chức. Một tính năng nổi bật của UCHI là khả năng xác thực danh tính dựa trên Căn cước công dân và dấu vân tay của khách hàng, truy xuất thông tin trực tiếp từ kho dữ liệu Căn cước công dân của Bộ Công An. Đi cùng với đó là các tính năng quản trị hiện đại, tiện dụng, cho phép dễ dàng soạn thảo, quản lý hợp hợp đồng công chứng, và các công cụ báo cáo thống kê mạnh mẽ, hữu ích. Hiện UCHI đã được triển khai rộng rãi bởi hơn 20 Sở tư pháp các tỉnh, thành phố và hơn 500 văn phòng công chứng trên khắp cả nước.